RSS
Haku
RSS-linkki
Kokousasiat:https://keuruu.oncloudos.com:443/cgi/DREQUEST.PHP?page=rss/meetingitems&show=30
Hae kokousasioista
Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 21.09.2026/Pykälä 291
| Edellinen asia | Seuraava asia |
Kansallisarkiston lausuntopyyntö luonnoksesta arkistoinnin suunnittelu tiedonhallintamallin avulla -ohjeeksi
KH 21.09.2026 § 291
472/00.01.06/2026
Päätösesitys
Kaupunginhallitus päättää esittää lausuntonaan seuraavaa:
Keuruun kaupunki pitää ohjeen tavoitetta perusteltuna. Arkistoinnin kytkeminen osaksi tiedonhallintamallia tukee tietoaineistojen elinkaaren hallintaa sekä niiden säilymistä ymmärrettävinä, todistusvoimaisina ja käytettävinä toimintaympäristön muutoksissa.
Ohje merkitsee kunnille kuitenkin huomattavaa muutosta nykyisiin toimintatapoihin. Arkistoinnin suunnittelu laajenee asiakirja- ja tehtäväluokkatasolta tietoaineistojen, tietoryhmien, arkistointisääntöjen, arkistoerien, elinkaaritapahtumien ja siirtokirjanpidon hallintaan. Tämä lisää asiakirjahallinnon, tiedonhallinnan, toimialojen, ICT, tietosuojan ja järjestelmätoimittajien yhteistyön sekä osaamisen ja resursoinnin tarvetta.
Ohjeessa tulisi erottaa nykyistä selkeämmin toisistaan lainsäädännöstä johtuvat velvoitteet, suositeltavat toimintatavat ja pidemmän aikavälin tavoitetila. Erityisesti tehtävärekisterin, arkistointisääntöjen, arkistoerien ja siirtokirjanpidon asema sekä niiden edellytetty vähimmäissisältö tulee kuvata yksiselitteisesti. Lausunnon antamista vaikeuttaa se, etteivät tiedonhallintamallin vähimmäistietoja ja käytännön toteutusta koskevat liitteet sisälly ohjeluonnokseen.
Tiedonhallintamallin ja tiedonohjaussuunnitelman (TOS) välinen suhde on kuvattu pääosin tarkoituksenmukaisesti. TOS tulee voida säilyttää asiakirjallisen tiedon käytännön ohjausvälineenä ilman tarpeetonta päällekkäistä dokumentointia. Ohjeeseen tarvitaan konkreettisia esimerkkejä siitä, miten nykyiset tehtäväluokitukset ja tiedonohjaussuunnitelmat voidaan yhdistää tietoaineistotasoiseen suunnitteluun.
Kunnissa on runsaasti eri-ikäisiä tietojärjestelmiä sekä analogisia ja digitaalisia aineistoja. Kaikissa järjestelmissä ei ole valmiuksia ohjeessa kuvattujen metatietojen, arkistoerien tai siirtojen hallintaan. Vaatimusten toteuttaminen voi edellyttää järjestelmämuutoksia, uusia teknisiä ratkaisuja ja sopimusmuutoksia. Ohjeessa tulee siksi huomioida kuntien erilaiset lähtökohdat ja mahdollistaa riskiperusteinen, vaiheittainen eteneminen.
Keuruun kaupunki esittää, että lopulliseen ohjeeseen:
- lisätään kunnille soveltuva vähimmäistaso ja vaiheittainen toteutusmalli
- selvennetään velvoittavien vaatimusten ja suositusten välinen ero
- kuvataan tiedonohjaussuunnitelman (TOS) ja tiedonhallintamallin yhteensovittaminen käytännön esimerkein
- laaditaan mallipohjat tietoaineistojen, arkistointisääntöjen, arkistoerien ja siirtokirjanpidon kuvaamiseen
- huomioidaan vanhat tietojärjestelmät sekä analogiset ja hajautetusti säilytettävät aineistot
- määritellään riittävä siirtymäaika ja tarjotaan kunnille koulutusta ja muuta toimeenpanotukea
- arvioidaan toimeenpanon kustannus-, henkilöstö- ja järjestelmävaikutukset.
Keuruun kaupunki pitää tärkeänä, että ohje tukee yhdenmukaista tiedonhallintaa, mutta mahdollistaa kunnille niiden kokoon, tietojärjestelmäympäristöön ja käytettävissä oleviin resursseihin suhteutetun toteutustavan. Uudistuksen onnistuminen edellyttää selkeitä vähimmäisvaatimuksia, yhteisiä käytännön malleja, riittävää siirtymäaikaa sekä Kansallisarkiston jatkuvaa ohjausta. Uudistukseen on myös osoitettava kunnille riittävät taloudelliset resurssit valtionosuuksien muodossa.
Päätös
Hyväksyttiin.
Käsittely
Perustelu
Tänä vuonna voimaan tulleen arkistointilain (529/2026) mukaan arkistoinnin suunnittelu tapahtuu osana viranomaisen tiedonhallintaa. Suunnittelun keskeinen työväline on julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019, jatkossa tiedonhallintalaki) mukainen tiedonhallintamalli (5§). Kansallisarkisto on tuottanut arkistoinnin asiantuntijaviranomaisena ohjeluonnoksen, joka tarjoaa julkishallinnon toimijoille yhtenäiset periaatteet arkistoinnin suunnitteluun ja hallintaan tiedonhallintamallin avulla.
Kansallisarkisto pyytää lausuntoa aiheesta: Luonnos Arkistoinnin suunnittelu tiedonhallintamallin avulla -ohjeeksi. Lausunto on mahdollista antaa 12.10.2026 lausunto.fi-palvelun kautta: https://www.lausuntopalvelu.fi/FI/Proposal/Participation?proposalId=4425f9df-23da-42fc-ab6b-cb707901cabc.
Lainsäädäntöuudistukset ja julkishallinnon toimintaympäristön muutokset edellyttävät arkistoinnin suunnittelua koskevan ohjeistuksen kehittämistä. Merkittävimpiä muutoksia ovat tiedonhallinnan digitalisoituminen sekä arkistointilain (529/2026) voimaantulo 1.7.2026. Uusi arkistointilaki ei tunne aiemmin käytössä ollutta arkistonmuodostussuunnitelmaa, vaan jatkossa arkistoinnin suunnittelun apuvälineenä on tarkoituksenmukaisinta käyttää tiedonhallintamallia.
Tiedonhallintamallin sisällöstä on säädetty tiedonhallintalaissa, ja jo sellaisena tiedonhallintamalli tarjoaa keskeiset arkistoinnin suunnittelussa tarpeelliset elementit: tiedot toimintaprosesseista, tietovarannoista, keskeisistä tietoryhmistä, tietoaineistojen arkistoinnista, tietojärjestelmistä sekä myös arkistointia tukevista tietoturvallisuustoimenpiteistä. Arkistoinnin hallittu toteuttaminen edellyttää näiden elementtien jäsentelyä sekä suunnitelmallista elinkaaren hallintaa.
Kansallisarkiston ohjeen tavoitteena on
- tukea julkishallinnon toimijoita arkistoinnin suunnittelussa.
- havainnollistaa ja konkretisoida keinoja, joilla tiedonhallintamallia voidaan kehittää arkistointia tukevaksi työkaluksi.
- esittää käytännön ratkaisuja tietoaineistojen elinkaaren hallintaan ja arkistoinnin toteuttamiseen.
- esittää käytännön ratkaisuja arkistosiirtojen hallintaan.
Ohje ei käsittele asiankäsittelyä, teknisiä pitkäaikaissäilytysratkaisuja, tiedostomuotoja, arkistoinnin toteuttamista tietojärjestelmissä, toimintaprosessien teknistä mallintamista tai tiedonhallintamallin tietoturvaa koskevia osuuksia.
Ohjeluonnos merkitsee kunnille arkistoinnin suunnittelun laajenemista yksittäisistä asiakirjoista ja tiedonohjaussuunnitelmasta (TOS) koko tiedonhallintaan.
Kunnan tulee käytännössä:
- tunnistaa tehtävissä muodostuvat tietoaineistot riippumatta siitä, missä järjestelmissä ne sijaitsevat
- täydentää tiedonhallintamallia arkistoinnin, vastuiden ja muutoshistorian tiedoilla
- määritellä arkistoitaville tietoaineistoille arkistointisäännöt ja muodostettavat arkistoerät
- dokumentoida aineistojen siirrot ja järjestelmämuutokset
- ottaa arkistointi huomioon järjestelmähankinnoissa ja muutosvaikutusten arvioinnissa
- kytkeä TOS tiedonhallintamalliin; TOS säilyy asiakirjallisen tiedon käytännön ohjausvälineenä.
Muutos lisää asiakirjahallinnon, toimialojen, ICT:n ja tietosuojan yhteistyö- ja resurssitarvetta. Toteutus voidaan tehdä vaiheittain, mutta nykytila, puutteet, vastuut ja kehittämistarpeet on dokumentoitava. Kyseessä on vielä ohjeluonnos, joten kaikki siinä esitetyt rakenteet eivät sellaisinaan ole sitovia lakisääteisiä vaatimuksia.
Esityslistan ohjeismateriaalina on Kansallisarkiston luonnos Arkistoinnin suunnittelu tiedonhallintamallin avulla -ohjeeksi.
Toimivalta
Kuntalain § 39 mukaan kunnanhallitus valvoo kunnan etua ja, jollei hallintosäännössä toisin määrätä, edustaa kuntaa ja käyttää sen puhevaltaa.
Valmistelija
Konsernipalvelujohtaja Päivi Vauhkonen, paivi.vauhkonen(at)keuruu.fi, p. 040 158 1656
Esittelijä
Vs. kaupunginjohtaja
Tiedoksi
Lausuntopalvelu.fi
Muutoksenhaku
Muutoksenhakukielto
| Edellinen asia | Seuraava asia |