Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 21.09.2026/Pykälä 290

KH 21.09.2026 § 290  

473/00.01.06/2026  

Päätösesitys

Päätös

Perustelu

Kansallisarkisto uudistaa arvonmääritys- ja seulontatoimintaa ohjaavia politiikka- ja strategia-asiakirjojaan ja pyytää lausuntoa arvonmääritys- ja seulontapolitiikka-asiakirjasta. Lausunnon antajilta pyydetään näkemyksiä asiakirjan sisällöstä ja sovellettavuudesta.

Kansallisarkisto pyytää lausuntoa luonnoksesta Kansallisarkiston arvonmäärityspolitiikka ja arvonmäärityksen toimintamalli -asiakirjaksi. Lausunto pyydetään antamaan vastaamalla lausuntopalvelu.fi:ssä julkaistuun lausuntopyyntöön 12.10.2026 mennessä: Lausunto - Lausuntopalvelu.

Kansallisarkiston keskeinen yhteiskunnallinen tehtävä on päättää julkishallinnon toimijoiden pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedoista ja niiden säilytysmuodosta (Arkistolaki 831/1994 § 8 ja 11). Päätökset ja määräykset arkistolain mukaan pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedoista ovat perustuneet vuonna 2012 julkaistuihin seulontapolitiikka ja -strategia-asiakirjoihin (AL/21220/07.01.01.03.00/2012). Nämä asiakirjat ilmaisevat Kansallisarkiston arvonmäärityksen ja seulonnan tavoitteet, siinä käytetyt menetelmät sekä kriteerit ja periaatteet. Nyt lausuttavana oleva asiakirja korvaa voimassa olevat asiakirjat.

Kuntien kannalta luonnos merkitsee ennen kaikkea sitä, että arkistointi kytkeytyy aiempaa tiiviimmin kunnan normaaliin tiedonhallintaan. Kyse ei siis ole vain asiakirjahallinnon jälkikäteisestä työstä, vaan jo tietoaineistojen, prosessien ja tietojärjestelmien suunnittelussa pitää huomioida, mikä tieto voi olla arkistoitavaa ja miten se säilyy ymmärrettävänä ja siirrettävänä.

Käytännössä kunnille olennaisimmat vaikutukset ovat seuraavat:

• Kunnan pitää tuntea ja kuvata tietoaineistonsa nykyistä systemaattisemmin. Arvonmääritys tehdään ensisijaisesti tietoaineistotasolla, ei yksittäisten asiakirjatyyppien perusteella. Tiedonhallintamallissa tehtävät, tietovarannot, tietoaineistot ja tarvittaessa tietoryhmät pitää kuvata niin, että niiden yhteydet ovat ymmärrettävissä.
• Kunta tekee itse ensimmäisen arvion arkistointitarpeesta. Sen pitää määritellä säilytysajat sekä arvioida viiden kriteeriryhmän perusteella, mitä tietoaineistoja se esittää arkistoitaviksi. Varsinaisen sitovan arkistointipäätöksen tekee kuitenkin Kansallisarkisto.
• Arkistointiesitys on tehtävä, jos päätöstä ei ole tai vanha seulonta-/arkistointipäätös ei enää vastaa nykytilannetta. Tämä voi kunnissa tarkoittaa melko merkittävää vanhojen päätösten, nykyisten tehtävien ja digitaalisten tietoaineistojen läpikäyntiä.
• Vanhoja seulontapäätöksiä joudutaan siis arvioimaan uudelleen. Luonnoksen mukaan toimija vastaa omia aineistojaan koskevien vanhojen ratkaisujen uudelleenarvioinnista ja tarvittavan arkistointiesityksen tekemisestä. Jo muodostuneiden analogisten arkistojen ratkaisuja ei kuitenkaan lähtökohtaisesti avata uudelleen.
• Digitaalinen data tulee selvästi arkistoinnin piiriin. Arkistoitavaa voi olla tietokantojen rakenteinen data, metatieto, paikkatieto, kuvat, audiovisuaalinen aineisto jne. Arkistointi ei siten tarkoita vain PDF:iä tai asianhallinnan asiakirjoja.
• Tietojärjestelmähankkeisiin tulee uusi käytännön vaatimus: arkistoitava tieto täytyy pystyä irrottamaan järjestelmästä siten, että se säilyy käytettävänä ja ymmärrettävänä ilman alkuperäistä järjestelmää. Tämä kannattaa huomioida jo hankinnoissa, integraatioissa, järjestelmävaihdoksissa ja sopimuksissa.
• Yhteiset tietovarannot ja kuntien yhteiset prosessit korostuvat. Samasta toimialasta tai useita viranomaisia koskevista aineistoista voidaan tehdä yleisiä arkistointipäätöksiä. Tämä voi olla kunnille myös merkittävä helpotus: kaikkien kuntien ei välttämättä tarvitse tehdä samaa arvonmääritystyötä erikseen.
• Henkilötietojen arkistointi vaatii erillistä harkintaa. Kunnan pitää arvioida henkilötietoja sisältävien aineistojen arkistointiin liittyviä riskejä ja arkistoinnin oikeasuhtaisuutta. Arkistollinen arvo voi silti perustella myös henkilötietoja sisältävien aineistojen arkistoinnin.
• Kunta vastaa Kansallisarkiston päätöksen toimeenpanosta. Kun Kansallisarkisto on ratkaissut, mitä arkistoidaan, kunnan pitää päivittää ratkaisut tiedonhallintamalliin, huolehtia metatiedoista ja aineiston eheydestä sekä tuhota määräajan säilytettävät tiedot asianmukaisesti niiden säilytysajan päätyttyä.

Toimivalta

Kuntalain § 39 mukaan kunnanhallitus valvoo kunnan etua ja, jollei hallintosäännössä toisin määrätä, edustaa kuntaa ja käyttää sen puhevaltaa.

Valmistelija

Konsernipalvelujohtaja Päivi Vauhkonen, paivi.vauhkonen(at)keuruu.fi, p. 040 158 1656

Esittelijä

Tiedoksi

Muutoksenhaku